beeldbellen
corona
effectief communiceren
online communiceren
thuiswerken
Tips

Help medewerkers de mentale belasting van op afstand werken te beperken

Door Claartje Visser
|
06 april 2020
|
leestijd leestijd: 4 minuten

De piek van het aantal coronavirus gerelateerde verzuimmeldingen is hoogstwaarschijnlijk voorbij, maar het massale thuiswerken brengt nieuwe risico’s op uitval met zich mee. Zo concluderen onze zusterondernemingen ArboNed en HumanCapitalCare in een zojuist gepubliceerd persbericht. Daarom een aantal tips waarmee je als leidinggevende je medewerkers kunt helpen om de mentale belasting van het op afstand werken iets te verminderen.

Natuurlijk spelen bij de risico’s op uitval meerdere factoren een rol, zoals schouder- en nekklachten door een verkeerde werkplek, psychische belasting door het maken van extra uren, het minder makkelijk afschakelen en onzekerheid over behoud van werk. Om de ergonomische risico’s te beperken, is er de Online Thuiswerkplek Check. Bij onzekerheidsfactoren is het vooral belangrijk om als leidinggevende een luisterend oor te bieden. Vraag regelmatig hoe het met je medewerkers is en biedt ruimte voor mindere momenten, onzekerheden en de worsteling om balans te vinden tussen werk en privé.

Effectief communiceren op afstand

Daarnaast is het belangrijk om in te zetten op effectieve communicatie op afstand. Door de fysieke afstand die we van alles en iedereen moeten houden, zijn we meer dan ooit online. Overdag om ons werk te regelen en in de avonduren om nog iets van een sociaal leven te hebben. We bellen, skypen, appen en mailen. En al die communicatie vraagt veel van ons brein. Een online overleg van een uur is veel vermoeiender dan een overleg in levenden lijve bij elkaar op kantoor. De afleiding die huisgenoten, kinderen en huisdieren met zich meebrengt, vergroot die mentale belasting nog eens. En voor je het weet hebben medewerkers last van concentratieproblemen, hoofdpijn, nek- en schouderklachten, irritatie of vermoeidheid.

Door het werk iets anders in te richten en hier afspraken over te maken, kun je ervoor zorgen dat noodzakelijke vergaderingen minder energie kosten en efficiënt verlopen.
Als leidinggevende kun je deze tips doorgeven aan je medewerkers. En ze uiteraard zelf ook toepassen. Stuur ze mee bij de uitnodiging van digitale meetings en iedereen is op de hoogte.

Richt overleggen anders in

Bepaal per overleg wat het meest efficiënt is.
Op afstand werken is echt anders dan op kantoor. We missen veel non-verbale signalen en de techniek heeft ook z’n beperkingen. Zet daarom je reguliere overleggen niet één-op-één over naar digitale meetings, maar bepaal per overleg of er überhaupt een online versie moet komen.

Kies vooraf het medium wat het meest geschikt is.
Kies, check en test vooraf het medium en kijk iedereen hier toegang toe heeft om opstartproblemen te voorkomen. Met beeldbellen beschik je over meer non-verbale informatie. Dat maakt het makkelijker om de aandacht erbij te houden.

Hou de meetings zo kort mogelijk.
Kijk welke taken verdeeld kunnen worden en maak hier heldere afspraken over. Hou elkaar op de hoogte van de voortgang en plan een nieuwe afspraak voor een update.

Plan updates niet allemaal op één dag.
Zorg dat je niet de hele dag in overleggen zit, vastgenageld aan je werkplek. Pak ook eens gewoon je telefoon en loop een rondje door je huis, tuin of buurt. Met in achtneming van de regels uiteraard.

Vergaderetiquette

  • Bereid het overleg goed voor.
    Zorg dat het doel helder is, lees stukken van tevoren en noteer je belangrijkste vragen. Wijs een voorzitter aan.
  • Zoek een plek waar je rustig kunt bellen.
    Maak duidelijke afspraken met eventuele huisgenoten.
  • Wees op tijd.
    Het is erg vervelend om in een call te moeten wachten op laatkomers. En blijf in de tijd. ? Check 5 minuten voor de eindtijd of er ruimte is voor uitloop. Nee? Plan een vervolgmeeting in.
  • Mute jezelf.
    Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent – en vooral als je geen koptelefoon hebt, anders gaat het galmen. Niet vergeten jezelf te unmuten als je wel iets wilt zeggen.
  • Laat elkaar uitpraten.
    En wees alert op vertraging. Je naam noemen als je zonder beeld belt is ook prettig.
  • Wees kort en bondig.
    Maak niet te veel grapjes en stay on topic – dan duurt het niet zo lang.
  • Zorg voor zo min mogelijk ruis.
    Denk aan afleidende achtergrondgeluiden of -bewegingen, ook aan je eigen ademhaling als je een headset draagt.
  • Verdeel taken.
    Iedereen kan deze vervolgens zelfstandig uitwerken. Plan korte updates om de voortgang te bespreken.
  • Blijf bij de les.
    Leid jezelf niet af door je e-mail of andere apps te checken, maar houd je hoofd erbij. Dan mis je niks en kun je een waardevolle bijdrage leveren.
  • Let op non-verbale communicatie.
    Beeldbellen heeft als voordeel dat je de ander ziet. Lichaamstaal, mimiek en gebaren zijn echter wel minder goed zichtbaar dan bij een fysieke ontmoeting.
  • Dress for the occasion.
    Zorg dat je er representatief uitziet, net als dat je dat in real life ook zou doen.
  • Speciaal in deze tijd: heb aandacht voor elkaar.
    Neem aan het begin van een meeting even kort de tijd om te vragen hoe het met elkaar gaat. Is er extra steun nodig, dan kun je dat na de call met elkaar regelen.

Tot slot: heb aandacht voor anderen, maar ook voor jezelf

Last, but not least: zorg voor een goede balans. Schakel af en toe even af. Ga even naar buiten (zolang het mag), beweeg, doe de was, ga met een kop koffie in de zon zitten. Zo hou je nog wat energie over om ook privé nog online te kunnen zijn.

 

0